Внедрение любой новой информационной системы - это затраты для компании, и те, кто принимает решения о переходе к СЭД, хотят знать, каков будет экономический эффект от их внедрения. И что считать эффективной работой СЭД?
Первое, что заметно сразу - ускорение выполнения типовых операций. Увеличивается скорость распространения информации по компании. Сокращаются совокупное время подготовки и получения информации, средняя длительность бизнес-транзакции и количество совершаемых бизнес-транзакций в единицу времени. Наличие библиотеки документов помогает устранить "узкие места" в работе с документами (невозможность их найти достаточно быстро, необходимость копировать оригиналы и т. д.), ускорить процесс понимания новыми сотрудниками бизнеса компании и своих обязанностей, снизить время на взаимодействие с коллегами. Измеряемые в денежном выражении преимущества СЭД могут определяться подсчетом того, сколько можно убрать шкафов для хранения документов, сколько площадей очистить, сколько освободить серверов, хранящих множество копий документов.